Курс "Секретарь-референт"

Секретарь сегодня – это второй человек в каждой компании после ее Руководителя. Конечно, лишь в том случае, если это ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ.

Задача руководителя заключается в организации эффективной работы компании. Задача секретаря заключается в том, чтобы создать руководителю наилучшие условия для работы. Всему, что должен уметь современный секретарь, успешно обучают на курсах секретарей в "Бизнес школе МФЦ".

Курсы секретарей-референтов – это подготовка квалифицированных менеджеров по управлению документооборотом компании и временем ее руководителей. Научиться этому – задача непростая; она требует существенных вложений сил и времени. Но затраты очень быстро окупаются. Ведь курсы секретарей в "Бизнес школе МФЦ" готовят самых ценных сотрудников каждой компании – а такие сотрудники на брянском рынке труда востребованы во все времена. Никакие экономические сложности не могут вынудить компанию или предприятие обходиться без секретаря – так как в этом случае документооборот – да и вся работа компании в целом! – попросту окажутся парализованы.

Что должен уметь выпускник курсов секретарей? Круг обязанностей квалифицированного секретаря обычно достаточно широк.

В числе его основных задач:

1. Ведение документооборота компании. Это предполагает подготовку, оформление, рассылку, получение, систематизацию и хранение: актов, приказов, распоряжений, решений, писем, протоколов докладов, инструкций и других видов документов. При этом каждый документ должен быть оформлен в строгом соответствии с ГОСТом – в противном случае репутация компании окажется под угрозой. Подумайте сами: кому в современных условиях захочется иметь серьезные дела с непрофессионалами?
2. Архивация документов. В этом случае секретарь должен уметь профессионально анализировать важность каждого документа, выступая в роли эксперта. И — определять в зависимости от степени важности срок обязательного хранения документов в архиве.
3. Планирование и подготовка приема посетителей. Задача профессионального секретаря в данном случае заключается в том, чтобы в приемной руководителя компании не находилось одновременно слишком большое количество посетителей. Для этого каждого посетителя секретарь приглашает на определенное время.
4. Помощь в ежедневном и перспективном планировании рабочего графика руководителя компании. Чем более качественное обучение прошел секретарь-референт, тем эффективнее он сумеет организовать рабочий график руководителя компании. Курсы для секретарей в нашем центре гарантируют высокое качество обучения.
5. Участие в подготовке деловых переговоров. Нередко успех переговоров зависит от обстановки благожелательности, которую должен уметь создавать профессиональный секретарь.

Все знания, умения и навыки, необходимые для успешного решения каждой из этих профессиональных задач, вы получите на наших курсах секретаря.

Пройдя курс, вы сможете:

- Осуществлять планирование рабочего дня руководителя,прием посетителей,Фильтрацию телефонных контактов.

- Обеспечить качественный уровень подготовки и проведения совещаний и заседаний, информационного обслуживания управления современной организации.

- Овладеете навыками офисного этикета и культуры делового общения.

Содержание курса:

1. Документационное обеспечение управления, бездокументное обслуживание, виды документов, правила оформления. Состав реквизитов документов, бланк документа, виды бланков. Требования к оформлению бланков письма и общих бланков, правила оформления реквизитов документов
2. Организационно-распорядительная и справочно-информационная документация.
3. Составление организационно-правовых документов. Распорядительные, информационно-справочные документы. Протокол, виды протокола.
4. Корреспонденция. Письма. Разновидности служебных писем. Основные обороты письма.
5. Документы, передаваемые по каналам электросвязи, деловые письма международного образца, организация документооборота. Работа с входящей, исходящей, и внутренней документацией. Регистрация и контроль исполнения документов. Систематизация документов, номенклатура дел. Подготовка документов к сдаче в архив
6. Секретарь-референт в структуре управления. Секретариат, функции секретариата. Современные квалификационные требования к должности секретаря-референта. Должностные обязанности. Деловые и личные качества.
7. Основы делового этикета. Этикет секретаря. Культура и психология общения. Составляющие профессиональной культуры. Речевой этикет.
8. Требования к внешнему виду секретаря.
9. Работа секретаря по подготовке командировок руководителя. Составление плана командировки и организационные мероприятия (бронирование гостиниц, заказ билетов, обеспечение канцелярскими принадлежностями и сувенирами). 10. Особенности подготовки заграничных    командировок: оформление виз, согласование деловой и культурной программы. Документационное обеспечение командировок.
10. Организация и проведение приёмов, переговоров и презентаций. Подготовка презентационных материалов. Способы фиксации информации. Подготовка помещения для переговоров, демонстрационных и звукозаписывающих средств, микрофонов.
11. Виды приёмов. Работа в приемной во время проведения переговоров.
12. Особенности приема представителей вышестоящих организаций и проверяющих инстанций. Работа секретаря в приёмной. Приём посетителей других организаций. Прием сотрудников по производственным (служебным) / личным вопросам. Плановый прием. Внеочередной прием. Прием лиц, явившихся без предварительной договоренности. Распределение потока посетителей. Критерии распределения.
13. Обеспечение и фильтрация телефонных контактов. Телефонные контакты. Правила представления. Распределение. Особенности соединения абонента с руководителем.
14. Правила телефонного общения. Особенности телефонного этикета. Информационное обеспечение управления. Методы сбора, обработки и анализа информации. Формы представления информации.
15. Организация, подготовка и обслуживание оперативных совещаний. Особенности подготовки, проведения и обслуживания заседаний постоянно действующих органов (советов, комитетов, комиссий). Организация и проведение конференции (представительного собрания): список участников, программа работы, рассылка материалов, обслуживание собрания.

Длительность курса: 1.5 месяца. Время обучения: с 18:00-21:00. По окончанию обучения слушателям курса выдается удостоверение установленного образца